Asas-Asas Dalam Kearsipan

Pada  dasarnya  ada  beberapa  asas  dalam  pengelolahan  surat  baik  surat masuk  maupun  surat  keluar yaitu  asas  sentralisasi,  asas  desentralisasi  atau gabungan  antara  kedua  tersebut.  Untuk  penentuan  asas tersebut  ada  beberapa pertimbangan  misalnya  lokasi  dari  setiap  unit  kerja  apa  berada  dalam  satu atap atau tidak,  volume surat  yang  besar, jumlah  pegawai  dan  pertimbangan  lainnya. Asas-asas tersebut adalah:

a. Asas Sentralisasi

Secara  umum  asas  yang  digunakan  oerganisasi  adalah  asas  sentralisasi dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara  terpusat  (sentral).  Asas  ini  disebut  juga  asas  satu pintu  atau  one door/gate  policy. Dengan  asas  sentralisasi  ini  akan  lebih  mudah  dalam pengendalian dan penelusurannya,  karena  pencatatan,  penyampaian,  dan pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini maka:

1. Penerimaan  dan  pengiriman  surat,  penggolongan,  pengendalian, dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.
2. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut teregister di unit yang berwenang.
3. Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.

Dengan  melihat  kondisi  seperti  ini  maka  asas  sentralisasi  sesuai  untuk organisasi  yang  lingkup kerjanya  berada  dalam  satu  gedung  atau  satu  atap dengan volume surat yang ditangani relatif kecil.

b. Asas Desentralisasi

Adalah  kegiatan  pengelolahan  surat  baik  surat  masuk  maupun  keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Unit  kerja  bertanggung  jawab  dalam melakukan penerimaan  surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.

Dalam  asas  ini  bagi  organisasi  yang  unitnya terpencar  atau mempunyai kantor  perwakilan  atau  kantor cabang  pada  beberapa  tempat  akan  lebih mudah  dan  efisien  jika  dilakukan  secara desentralisasi dimana  masingmasing unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya.

Kalau hal ini yang terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan  sistem  dan  prosedur serta  sarana  pencatatan  yang  standar sehingga meskipun dilakukanpada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku secara organisasional. Dengan asas ini maka:

1. Pengolongan,  pengarahan  dan  pengendalian  surat  dilaksanakan sepenuhnya oleh unit pengelola.
2. Fungsi  dan  wewenang  unit  kearsipan terbatas  pada  pengelolaan  dan penyimpanan arsip inaktif.
3. Setiap  unit  pengelola  mempunyai  sarana  pencatatan  surat  masing-masing.

Kelebihan dari asas ini adalah penyampaian surat ke meja kerja menjadi lebih  cepat  dan  surat  tersebut manjadi  lebih  cepat  diproses  dan ditindaklanjuti.  Tetapi  sebaliknya  asas  ini  juga  mempunyai kelemahannya yaitu  kemungkinan  terjadinya  ketidakseragaman  sistem  dan  prosedur pengendalian  dan pencatatan  surat  di  samping  tentu  saja  kemungkinan pengunaan sarana dan peralatan yang tidak efesien.

c. Asas Gabungan

Adalah  asas  kombinasi  antara  sentralisasi  dan  desentralisasi  dalam  arti bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang  dilakukan  oleh  unit  kearsipan  dan  desentralisasi dalam pelaksanaannya. 

Asas  ini  terutama  dilakukan  oleh  organisasinya  yang relative besar dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan  dari kedua asas di atas.