PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

-
PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.

2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

PERATURAN MENGINDEKS

-
Gambar
Peraturan Mengindeks Dalam sistem abjad, biasanya yang di indeks dan diberi kode adalah nama orang, perusahaan, instansi pemerintah serta organisasi/perhimpunan. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Nama Orang , dibedakan atas: Peraturan mengindeks nama orang  Indonesia a.1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis. Contoh:
Baca selengkapnya

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM WILAYAH

-
PENYIMPANAN ARSIP SISTEM WILAYAH Berdasarkan dengan kebutuhan sistem geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatanm yaitu menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini – Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali (guide). – Penyimpanan surat melalui prosedur a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan. b. Membaca surat c. Membe
Baca selengkapnya

PEMELIHARAAN PERALATAN KANTOR

-
Gambar
PEMELIHARAAN PERALATAN KANTOR   Randu Arbitra     10:02:00 PM Merupakan segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik, sehingga selalu siap dipakai pada saat diperlukan. Pemeliharaan ini merupakan kegiatan yang mutlak dilakukan, karena kalau tidak akan mengakibatkan barang menjadi cepat rusak dan akhirnya mengganggu pelaksanaan kerja. Tujuan dan Manfaat Pemeliharaan Peralatan Kantor A. Tujuan Pemeliharaan 1.  Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. 2.  Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal. 3.  Untuk menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pengecekkan secara rutin dan teratur. 4.  Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat tersebut. B. Manfaat Pemeliharaan 1.  Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat. 2.  Pemeliharaan yang baik meng
Baca selengkapnya