JENIS-JENIS SURAT NIAGA

Jenis surat niaga tergantung dari isi surat tersebut, antara lain :

a. Surat Perkenalan
Surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli untuk memperkenalkan diri atau produk (barang/jasa) yang dijualnya.  Selin itu surat ini juga berisi promosi.
 b. Surat Permintaan Penawaran
Surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penjual mengirimkan surat penawaran tentang suatu produk. Surat ini dapat dibuat karena calon pembeli tertarik dengan surat perkenalan/iklan/promosi, atau dapat juga dibuat atas inisiatifnya sendiri. Pada dasarnya isi surat ini meminta penjelasan secara rinci tentang berbagai hal yang berhubungan dengan produk yang akan dibelinya. Yang paling pokok dalam surat ini berisi tentang nama produk, harga, cara pembayaran dan cara penyerahan barang serta hal-hal lain yang dianggap perlu.
c. Surat Penawaran
Surat dari penjual kepada calon pembeli yang bertujuan menawarkan produk.  Isi pokok surat ini adalah menyampaikan informasi tentang produk yang dijual, baik berupa harga, kualifikasi, cara pembayaran dan lain-lain. Surat ini dapat dibuat karena membalas surat permintaan penawaran atau karena kebutuhan sendiri. Bila sebagai jawaban, maka isinya harus mengacu pada informasi yang diminta oleh pengirim surat permintaan penawaran.
Untuk meyakinkan calon pembeli, surat ini sering dilampiri dengan brosur, daftar harga.
 d.  Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual yang isinya meminta/memesan produk yang akan dibeli. Surat ini dapat dibuat karena adanya iklan/penawaran yang masuk atau karena kebutuhan.  Isinya yang paling penting adalah menyebutkan nama dan jenis barang yang dipesan berikut harganya.  Juga disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan.  Bila pembayaran menggunakan uang muka yang dikirim melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer harus dilampirkan.
e.  Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat ini dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas pesanan/permintaan pembeli, berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap dikirim. Disamping berguna agar pembeli tahu, juga agar pembeli dapat mempersiapkan diri dalam menerima barang tersebut. Surat seperti ini biasanya hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh.
Dalam surat ini dijelaskan tentang jenis barang, dan jumlahnya.  Juga dengan alat angkut apa yang digunakan serta perkiraan barang akan sampai ditempat pembeli.  Bila diperlukan agar lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen pengiriman, asuransi dan packing list.
f.  Surat Pengaduan
Surat ini dibuat oleh pembeli karena adanya masalah yang terjadi dengan produk yang diterimanya. Masalah tersebut timbul karena adanya ketidak sesuaian antara pesanan dengan barang yang diterimanya, misalkan barang rusak, jumlah atau kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya.
Isi surat pengaduan memuat beberapa hal, yaitu :

• Pernyataan tentang telah sampainya barang yang dipesan.
• Pernyataan maaf atas adanya ketidak sesuaian.
• Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut
• Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memnuhi kewajiban sesuai pesanan, sebelum masalah diselesaikan.  

g.  Surat Jawaban Pengaduan
Bila penjual menerima surat pengaduan harus secepatnya ditindaklanjuti dengan menjawab surat tersebut. Isi surat ini antara lain :

• Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah diterimanya
• Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan berikan alasannya.
• Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut
• Bila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan bantuan bila diperlukan
• Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu mendatang

i.   Surat Pengiriman Pembayaran
Setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang dipesannya dan tidak ada masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Surat ini hanya dibuat bila pembayaran dilakukan tidak secara cash pada saat produk/barang diterima oleh pembeli atau dibayarkan secara langsung. Yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :

• Hubungkan dengan surat pesanan dan pemberitahuan pengiriman barang. Bila sebelum pengiriman pembayaran, pembeli mengajukan pengaduan maka hubungakan juga surat jawaban pengaduan bila ada.
• Sebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan
• Jelaskan cara pembayaran
• Lampirkan bukti pembayaran
• Jika Tidak Bisa Membayar Secara Penuh Jelaskan Alasannya

j.  Surat Penagihan
Surat penagihan dibuat oleh penjual kepada pembeli karena pembeli sampai batas waktu yang telah disepakati sebelumnya belum juga membayar/melunasi kewajibannya atau dengan kata lain pembeli masih berutang kepada penjual. Isi surat penagihan pada intinya adalah meminta pembeli untuk segera melusi/membayar utangnya. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam surat ini adalah :

• Sampaikan bukti bahwa pembeli belum membayar/melunasi utangnya
• Hubungkan dengan surat pesanan atau pengiriman barang dan faktur
• Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat
• Sebutkan jumlah utang yang belum dibayar
• Akhiri surat dengan penuh harapan agar pembeli segera membayarnya dalam batas waktu

Bila lewat 2 minggu setelah batas waktu yang diberikan belum juga dibayar, maka penjual dapat membuat surat penagihan kedua. Dan bila penagihan kedua juga tidak mendapat reaksi pembeli, maka dapat dilayangkan surat penagihan ketiga. Bila penagihan ketiga juga tidak mendapatkan tanggapan, maka penjual dapat melayangkan penagihan keempat yang isinya disertai ancaman bahwa bila sampai batas waktu tertentu tidak juga diselesaikan, permasalahan ini akan dibawa ke pengadilan.
k.  Surat Penangguhan Pembayaran
Surat ini dibuat oleh pembeli bisa karena inisiatifnya sendiri, atau karena adanya surat penagihan dari penjual. Isinya menyatakan :

• Pernyataan/hubungkan bahwa pembeli telah menerima kiriman barang atau telah menerima surat penagihan
• Nyatakan penyesalan karena adanya masalah sehingga belum dapat memenuhi kwajibannya sesuai dengan kesepakatan. Jelaskan masalah tersebut.
• Mohonkan penjadwalan ulang dan cara pembayarannya
• Berjanji untuk segera melunasinya

l. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran
Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Isi suratnya adalah :

• Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah diterima
• Bila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembelim nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara pembayarannya.

Namun bila penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan dengan jelas alasannya.